Format of Formal Letter in Hindi – औपचारिक पत्र लेखन कैसे लिखते हैं?

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format of formal letter in hindi

Format of Formal Letter in Hindi – क्या आप जानना चाहते है की बड़ी ही आसानी से एकदम सही फॉर्मल/औपचारिक पत्र कैसे लिख सकते है यदि हाँ तो आपको यह पोस्ट ज़रूर पढनी चाहिए।

बहुत बार हमें अपने स्कूल या कॉलेज के प्रिंसिपल या टीचर, या फिर और दुसरे काम के लिए फॉर्मल लेटर लिखना होता है पर जब हम पहली बार कोई लेटर लिखते है तो हमें फॉर्मल/औपचारिक पत्र के फॉर्मेट के बारे में पता नहीं होता है।

इसी लिए आज में आपके साथ फॉर्मल/औपचारिक पत्र लिखने के बारे में पूरी जानकारी आपके साथ शेयर करूँगा ताकि आप बड़ी ही आसानी से किसी के लिए भी किसी भी प्रकार का फॉर्मल लेटर लिख सकेगे।

तो बिना कोई समय गबाय जानते है फॉर्मल लेटर के फॉर्मेट के बारे में।

औपचारिक पत्र किसे कहते हैं (What is Formal Letter in Hindi)

एक औपचारिक पत्र एक पेशेवर सेटिंग के लिए लिखा गया एक पत्र है जो कुछ दिशानिर्देशों और प्रारूपों का पालन करता है। यह आमतौर पर पारंपरिक मानकों का पालन करता है और आधिकारिक पत्राचार के लिए उपयुक्त भाषा की औपचारिक पसंद का उपयोग करता है।

एक औपचारिक पत्र का उपयोग विभिन्न परिदृश्यों में किया जा सकता है जिसमें पेशेवर संपर्कों या अधिकारियों के साथ संचार की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, आप अपने कार्यस्थल में औपचारिक पत्र लिख सकते हैं, जैसे कि आपके बॉस या मानव संसाधन में लोगों को, शायद बीमार छुट्टी या त्याग पत्र जैसे विषयों के लिए।

एक आदमी अपने ग्राहकों को एक औपचारिक पत्र भेज रहा है

आप अन्य कंपनियों के प्रमुखों के साथ संवाद करने के लिए औपचारिक पत्रों का भी उपयोग कर सकते हैं, जैसे कि अनुबंध की पेशकश करना या मौजूदा समझौते की शर्तों पर फिर से बातचीत करना।

एक अन्य उदाहरण अपने प्रोफेसर या प्रिंसिपल के साथ संवाद करना है। इसका उपयोग आपके स्थानीय पुलिस विभाग, सीनेटर या मेयर जैसे अधिकारियों को जानकारी देने के लिए भी किया जा सकता है।

इस प्रकार के पत्र व्यक्तिगत संपर्कों जैसे मित्रों या परिवार के लिए नहीं होते हैं।

औपचारिक पत्र सरल लेकिन संरचित वाक्यों का उपयोग करके लिखे जाते हैं जो संक्षिप्त तरीके से जानकारी देते हैं। वे अक्सर महत्वपूर्ण और गंभीर जानकारी देते हैं जिन्हें उचित तरीके से दर्ज करने की आवश्यकता होती है। यही कारण है कि पेशेवर सेटिंग्स में मौखिक बातचीत पर उन्हें प्राथमिकता दी जाती है।

Diffrent Between Formal Letter & Informal Letter

औपचारिक और अनौपचारिक पत्रों के बीच अंतर के महत्वपूर्ण बिंदुओं पर निम्नानुसार चर्चा की गई है:

  1. औपचारिक पत्र वह होता है, जो औपचारिक भाषा में, निर्धारित प्रारूप में, आधिकारिक उद्देश्य के लिए लिखा जाता है। एक पत्र को अनौपचारिक कहा जाता है, जब वह किसी ऐसे व्यक्ति के लिए दोस्ताना तरीके से लिखा जाता है जिसे आप जानते हैं।
  2. औपचारिक पत्र आधिकारिक या व्यावसायिक संचार के लिए लिखे जाते हैं। दूसरी ओर, अनौपचारिक पत्रों का उपयोग आकस्मिक या व्यक्तिगत संचार के लिए किया जाता है।
  3. औपचारिक पत्र लिखने का एक तरीका निर्धारित है। अनौपचारिक संचार के विपरीत, जो किसी भी प्रारूप का पालन नहीं करता है।
  4. औपचारिक पत्र आमतौर पर तीसरे व्यक्ति में लिखे जाते हैं, हालांकि, व्यावसायिक पत्रों के लिए, पहले व्यक्ति का उपयोग किया जाता है। इसके विपरीत अनौपचारिक पत्र पहले, दूसरे और तीसरे व्यक्ति में लिखे जाते हैं।
  5. औपचारिक पत्रों का उपयोग व्यापार, अर्थात भागीदारों, आपूर्तिकर्ताओं, ग्राहकों, ग्राहकों, आदि, कॉलेज या संस्थान, नियोक्ता, पेशेवरों आदि को पत्र लिखने के लिए किया जाता है। इसके विपरीत, हम दोस्तों, रिश्तेदारों, परिचितों को पत्र लिखने के लिए अनौपचारिक पत्रों का उपयोग करते हैं। आदि।
  6. औपचारिक पत्र लिखते समय हम निष्क्रिय स्वर का प्रयोग करते हैं। इसके विपरीत, एक सक्रिय और अनिवार्य आवाज का उपयोग किया जाता है।
  7. औपचारिक पत्र लिखते समय हम जिन वाक्यों का उपयोग करते हैं, वे लंबे और जटिल होते हैं। एक अनौपचारिक पत्र के विपरीत, जहां हम छोटे और सरल वाक्यों का उपयोग करते हैं जिनकी व्याख्या करना आसान होता है।
  8. औपचारिक पत्र का आकार संक्षिप्त होना चाहिए; जिसमें अप्रासंगिक मामला शामिल नहीं है। इसके विपरीत, अनौपचारिक पत्र संक्षिप्त या बड़ा हो सकता है।
  9. औपचारिक पत्रों में संकुचन शामिल नहीं है जैसे (नहीं किया, नहीं कर सकता) और संक्षेप में बल्कि यह पूर्ण रूपों का उपयोग करता है। अनौपचारिक पत्रों की तुलना में, जो संकुचन, संक्षिप्त नाम, मुहावरों, वाक्यांश क्रियाओं और यहां तक ​​कि कठबोली और बोलचाल की शर्तों का उपयोग करता है।

औपचारिक पत्र कैसे लिखे (Format of Formal Letter in Hindi)

एक व्यापक औपचारिक पत्र लिखने के कई चरण हैं:

चरण 1. प्रेषक का पता
अपने विस्तृत पते के साथ पत्र की शुरुआत करें, ताकि प्राप्तकर्ता को पता चले कि यह कहां से आ रहा है। यदि पत्र प्राप्त नहीं होता है और आपको आसानी से वापस किया जा सकता है तो यह भी महत्वपूर्ण है।

चरण 2. रिसीवर का पता
प्राप्तकर्ता का पता जोड़ें ताकि उसे आसानी से और बिना किसी भ्रम के मेल किया जा सके। सुनिश्चित करें कि आप लैंडमार्क और पिन कोड जोड़ते हैं ताकि उन्हें ढूंढना आसान हो जाए। साथ ही, प्राप्तकर्ता का आधिकारिक नाम या शीर्षक पते की पहली पंक्ति के रूप में जोड़ें, ताकि इसे उस व्यक्ति को आसानी से निर्देशित किया जा सके।

चरण 3. दिनांक
जिस तारीख को आपने पत्र लिखा था, उस पर ध्यान दें, इसलिए एक स्पष्ट समयरेखा स्थापित हो गई है। यह महत्वपूर्ण है ताकि भविष्य में और स्पष्टीकरण की आवश्यकता होने पर तारीख को रिकॉर्ड में रखा जा सके।

चरण 4. विषय
पत्र की सामग्री का त्वरित सार देने के लिए एक छोटा वाक्यांश या वाक्य शामिल करें।

चरण 5. अभिवादन
यह वह जगह है जहां आप पत्र की वास्तविक सामग्री को उस व्यक्ति को बधाई देकर शुरू करते हैं जिसे आप पत्र लिख रहे हैं।

एक ग्राहक को बधाई देने वाला आदमी

औपचारिक पत्रों में, अभिवादन आमतौर पर उनका अंतिम नाम या उनका शीर्षक होता है। आप “मिस्टर” नाम से पहले उनका लिंग निर्दिष्ट कर सकते हैं। या “सुश्री”, या “सर” या “मैडम” के साथ इसे सफल करना।

चरण 6. परिचय
पहले पैराग्राफ को पत्र की मुख्य सामग्री और उद्देश्य में आसानी होनी चाहिए। अपने बारे में एक संक्षिप्त परिचय दें और विनम्रता से पूछें कि रिसीवर कैसा कर रहा है।

चरण 7. शरीर
इस अनुच्छेद में, पत्र के उद्देश्य के बारे में गहराई से जाना और उन प्रासंगिक बिंदुओं और सूचनाओं को बताना जो आप प्राप्त करना चाहते हैं। यदि कई बिंदु हैं जिन्हें स्पष्टीकरण की आवश्यकता है, तो अधिक पैराग्राफ बनाकर या अंकों को क्रमांकित तरीके से लिखकर पत्र को व्यवस्थित करें। यह पाठ को अधिक सुपाच्य बना देगा और बड़े वाक्यों के एक समूह को रोक देगा जिसे पाठक को पार करना होगा।

स्वर को औपचारिक और वाक्यों को छोटा रखना याद रखें। उपयोग की जाने वाली भाषा पेशेवर होनी चाहिए लेकिन प्राप्तकर्ता को सामग्री को आसानी से समझने की अनुमति देनी चाहिए। पत्र का विषय कोई भी हो, शब्दों के चुनाव में हमेशा विचारशील और सम्मानजनक रहें।

चरण 8. निष्कर्ष
अपने पत्र को केवल यह बताते हुए समाप्त करें कि आप क्या मांग रहे हैं (केवल एक अनुस्मारक के रूप में – यह पहले से ही शरीर में निर्दिष्ट होना चाहिए)। उन्हें बताएं कि आप उनसे जल्द ही सुनने की उम्मीद कर रहे हैं और उनके अच्छे दिन की कामना करते हैं।

चरण 9. समापन
एक बार आपका निष्कर्ष हो जाने के बाद, “आपका सादर” या “सर्वश्रेष्ठ सादर” जैसे एक मानार्थ समापन लिखें।

चरण 10. हस्ताक्षर
समापन पंक्ति के नीचे अपना नाम लिखें और सुनिश्चित करें कि आप इसके आगे हस्ताक्षर करते हैं। यह पत्र की प्रामाणिकता को साबित करेगा और यह सुनिश्चित करेगा कि प्राप्तकर्ता जानता है कि यह वास्तव में आप से है।

चरण 11. प्रूफरीडिंग
आप सभी चरणों से गुजर चुके हैं, इसलिए इसे प्रिंट करने और मेल करने का समय आ गया है! हालांकि, यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई गलती नहीं है, अपने पत्र की सामग्री को प्रूफरीड करना महत्वपूर्ण है। व्याकरण की जाँच करें और पतों और नामों की दोबारा जाँच करें, क्योंकि वे आपके पत्र को प्राप्तकर्ता तक पहुँचाने में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।

एक बार जब आप पत्र को प्रिंट कर लेते हैं, तो इसे संपादित करने का कोई मौका नहीं होता है। यदि आपको बाद में गलती का एहसास होता है, तो आपको दस्तावेज़ पर वापस जाना होगा, उसे संपादित करना होगा और उसे फिर से प्रिंट करना होगा। यह इतना समय, प्रयास और पैसा बर्बाद करता है (उर्फ प्रिंटर स्याही!)

औपचारिक पत्र लिखने के लिए भी कई लोगों के इनपुट की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, आपको किसी मौजूदा क्लाइंट के साथ अनुबंध की शर्तों पर फिर से बातचीत करने का कार्य सौंपा गया है। आपको प्रारंभिक पत्र का मसौदा तैयार करने की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन फिर इसे आपके बॉस द्वारा प्रूफरीड करने और फिर वित्त विभाग द्वारा अधिकृत करने की आवश्यकता होती है।

इस दस्तावेज़ को कई पक्षों के बीच आगे-पीछे भेजना नवीनतम, अद्यतन पत्र के संबंध में भ्रम पैदा कर सकता है। यह वह जगह है जहाँ Bit.ai जैसा उपकरण जीवन को बहुत आसान बना सकता है!

औपचारिक पत्र फॉर्मेट के उदाहरण (Formal Letter Format Example)

Example – 1

Example – 2

Example – 3

Example – 4

Example – 5

Conclusion

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